ประเด็นปัญหาการนำ ERP มาใช้

ประเด็นปัญหาการนำ ERP มาใช้

• ประเด็นปัญหาในขั้นตอนของแนวคิดและการวางแผน ได้แก่
1. การปฏิรูปจิตสำนึกอย่างทั่วถึงและเต็มที่นั้นทำได้ยาก
การปฏิรูปจิตนึกให้ทุกคนรู้ว่ามีความจำเป็นต้องปฏิรูปองค์กรนั้นเป็นเรื่องที่ยากยิ่ง โดยมีสาเหตุมาจาก
- การเลิกยึดติดกับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีตนั้นทำได้ยาก ผู้บริหารจัดการและคนทำงานจำนวนมากในปัจจุบัน มักยึดติดอยู่กับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต จนส่งผลทำให้เกิดการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงและเป็นอุปสรรคต่อการปฏิรูปองค์กร ในขณะที่การปฏิรูปองค์กรโดยการนำ ERP มาใช้ จำเป็นต้องปฏิรูปสถานภาพ ปัจจุบันจึงจะบรรลุเป้าหมายได้ ดั้งนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องเลิกการยึดติดกับประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต
- การพัฒนาให้มีจิตสำนึกที่ แข่งขันได้ในระดับโลก ควรต้องพิจารณาว่ากระบวนการทางธุรกิจที่ใช้ในอดีตนั้น สามารถที่จะแข่งได้ในระดับโลกจริงหรือไม่ ถ้ากระบวนการแบบเดิมไม่สามารถที่จะแข่งขันได้อีกต่อไป ก็จะต้องทำการปฏิรูป หรือไม่ก็กำจัดออกไป ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนจิตสำนึกกันอย่างจริงจัง
- ทำลายสิ่งที่ปิดกั้นข้อมูล
การนำ ERP มาใช้ จำเป็นต้องทำการบูรณาการระบบงานข้ามแผนกข้ามฝ่ายเข้าด้วยกัน ภายใต้ฐานข้อมูลร่วมกัน จึงส่งผลให้การเปิดเผยและใช้ข้อมูลร่วมกันข้ามแผนกข้ามฝ่าย เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องรวดเร็วขึ้น หากบุคลากรยังขาดจิตสำนึกในการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร โดยเก็บข้อมูลเอาไว้ภายในแผนกหรือองค์กรเท่านั้น ผลที่ตามคือมีการแบ่งแยกข้อมูลเป็นสองส่วน คือข้อมูลภายใน และข้อมูลภายนอก อย่างชัดเจน ทำให้การใช้ข้อมูลร่วมกันและโปร่งใสข้ามแผนกหรือองค์กรนั้นเป็นไปได้ยากมาก
2. การทำให้ผู้บริหารเข้าใจ ERP นั้นค่อนข้างทำได้ยาก
เป็นสิ่งสำคัญมากที่ผู้บริหารจะต้องเข้าใจว่า การนำ ERP มาใช้นั้นจะทำให้สามารถปฏิรูปองค์กรได้อย่างไรบ้าง และผู้บริหารต้องเป็นแกนนำในการนำ ERP มาใช้ แต่ว่าการทำให้ผู้บริหารเข้า ERP นั้นค่อนข้างทำได้ยาก และมักจะไม่เห็นด้วยว่าจำเป็นต้องนำ ERP มาใช้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้ จึงทำให้การทำแผนการและการตัดสินใจเพื่อนำ ERP มาใช้โดยมีผู้บริหารเป็นผู้นำเกิดขึ้นได้ยาก
3. ยุทธศาสตร์ของธุรกิจไม่ชัดเจน
หากผู้บริหารไม่มียุทธศาสตร์ทางธุรกิจที่ชัดเจนแล้ว การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายการปฏิรูปโดยการนำ ERP มาใช้ก็จะทำได้ยากยิ่ง และถ้าปล่อยให้การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการปฏิรูปมีความไม่ชัดเจน กำกวม ก็จะทำให้ไม่สามารถวางแผนแนวคิดในการนำ ERP มาใช้อย่างเป็นรูปธรรมได้ และส่งผลให้การนำ ERP มาใช้ไม่คืบหน้า

4. ไม่สามารถข้ามระบบเก่าขององค์กรได้
การปฏิบัติงานด้วยการนำ ERP มาใช้นั้น จะต้องไม่ยึดติดกับสถานภาพปัจจุบันของงานที่องค์กรหรือหน่วยงานดำเนินอยู่ และพิจารณาทบทวนตั้งแต่รากฐาน จึงมีความจำเป็นที่จะต้องไม่ยึดติดแม้แต่ประสบการณ์ความสำเร็จในอดีต ดังนั้นจึงมักจะได้รับการต่อต้านจากภายในองค์กร ฉะนั้นการปฏิรูปโดยการนำ ERP มาใช้นั้น ถ้าหากคาดหวังว่าจะเกิดจากการสะสมการปรับปรุง จากระดับล่างโดยพนักงานภายในองค์กรเป็นหลัก จะทำให้การนำ ERP มาใช้ไม่สามารถคืบหน้าไปได้
5. การทำให้ได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด(Optimize) ทั่วทั้งองค์กรนั้นทำได้ยาก
การบริหารจัดการโดยการนำ ERP มาใช้นั้น ไม่ใช่การปรับให้มีประสิทธิผลสูงสุดเป็นส่วนๆ ของแต่ละแผนก/หน่วยงาน แต่จะต้องทำการปรับให้มีประสิทธิผลสูงสุดโดยภาพรวมของทั้งองค์กร และแผนก/หน่วยงาน นั่นก็คือ จะต้องพิจารณาทบทวนภาระงานและบทบาทของแต่ละหน่วยงาน ดังนั้นในขณะที่สรุปรวมแนวคิดของการนำ ERP มาใช้ อาจจะเกิดการขัดกัน ซึ่งผลประโยชน์หรือเกิดการประทะกันระหว่างแผนก/หน่วยงาน และถ้าหากให้แต่ละหน่วยงานปรับตัวซึ่งกันและกันเอง ก็จะทำให้ไม่สามารถได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในระดับทั้งองค์กรได้ และทำให้การนำ ERP มาใช้ไม่คืบหน้า
6. การใช้ ERP package นั้นไม่สามารถให้ความมั่นใจได้อย่างเต็มที่
การนำ ERP มาใช้นั้น สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ การใช้ ERP package อย่างไรก็ตามการนำ ERP package สำเร็จรูปจากผู้ผลิตภายนอกมาสร้างระบบสารสนเทศใหม่ที่จะเป็นแกนหลัก (backbone) ของระบบงานนั้น ซึ่งมักจะได้รับการปฏิเสธจากสายงานและฝ่ายระบบสารสนเทศ ผลที่ตามมาก็คือ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะยังคงมีความคุ้นเคยและสบายใจที่จะใช้วิธีการพัฒนาในรูปแบบเดิมมากกว่า และหันหลังให้กับการนำ ERP package มาใช้

• ประเด็นปัญหาในขั้นตอนของการพัฒนา ได้แก่
1. ความยากในการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ งานหลักของขั้นตอนการพัฒนาได้แก่ การวางแผนกำหนดรูปแบบธุรกิจที่คาดหวัง แล้วทำการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจที่จะทำให้รูปแบบของธุรกิจที่คาดหวังนั้นเกิดขึ้นเป็นรูปธรรม แต่เนื่องจากคุณสมบัติของระบบ ERP นั้น เป็นการประสานรวมกันของระบบงาน ดังนั้นขอบข่ายของงานที่เกี่ยวข้องกับการนำ ERP มาใช้จึงกว้างขวาง และส่งผลให้การ ออกแบบและตัดสินใจสำหรับกระบวนการทางธุรกิจนั้น เป็นงานที่ยาก
2. ความยากในการใช้ ERP อย่างมีทักษะ
เนื่องจาก ERP package เป็น Software ที่ผู้ผลิตเป็นผู้กำหนดมาตรฐานและทำการผลิตขึ้นมา ดังนั้นผู้ใช้เองจะไม่สามารถเข้าใจเนื้อหาภายใน package ที่มีขนาดใหญ่มาก อีกทั้งระบบสารสนเทศที่สร้างโดย package นี้ก็จะมีขนาดใหญ่ตามด้วย ดังนั้นการสร้างกระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่และสามารถใช้งานได้ดีนั้น ถือได้ว่าเป็นงานที่ยากทีเดียว
3. ความยากในการทำความเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจของ ERP package
ERP package จะมีรูปแบบของกระบวนการธุรกิจหลากหลาย ซึ่งครอบคลุมธุรกิจมากมายหลายสาขาให้เลือกใช้ การพัฒนาระบบ ERP นั้นจะต้องทำความเข้าใจแง่มุมต่างๆ ของกระบวนการทางธุรกิจที่มีให้เลือกใช้ และสามารถเลือกส่วนที่จะใช้กับองค์กรของตนได้
ดังนั้น ควรหาโอกาสเรียนรู้ โดยการเข้าร่วมงานสัมมนาหรือการประชุม ที่จัดโดยผู้ผลิตERP package และขอความช่วยเหลือสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญของพันธมิตรผู้ให้การสนับสนุน ซึ่งคุณภาพของความช่วยเหลือสนับสนุนนี้ ขึ้นอยู่กับระดับความรู้หรือประสบการณ์ของผู้เชี่ยวชาญนั้นๆ ผู้เชี่ยวชาญมักจะใช้วิธีการอธิบายจากเอกสารย่อๆ ของผู้เชี่ยวชาญพร้อมๆ กับการใช้งานหน้าจอของระบบ ERP จริงๆ ซึ่งยากที่จะเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจที่ ERP package มีมาให้เลือก อีกทั้งวิธีการเรียนบนหน้าจอนั้นจะทำให้เกิดความสับสนปนกัน ระหว่างกระบวนการทางธุรกิจซึ่งเป็นเรื่องสำคัญหรือหัวใจหลักของงาน กับกระบวนการใช้งานระบบซึ่งเป็นเรื่องเป็นเรื่องวิธีการใช้งาน และนี่เป็นจุดอ่อนของวิธีนี้
4. การไม่มีวิธีการที่เป็นมาตรฐานในการแสดงถึงกระบวนการทางธุรกิจ
เนื่องจากไม่มีวิธีที่เป็นมาตรฐาน ในการที่จะอธิบายกระบวนการทางธุรกิจให้เข้าใจได้ง่าย ในรูปแบบของรูปภาพ สัญลักษณ์ เพื่อให้เกิดความเข้าใจในกลุ่มผู้เกี่ยวข้อง กับรายละเอียดของรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจ เมื่อดำเนินโครงการไปอาจทำให้เกิดความขัดแย้ง ทำให้เสียเวลาออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่ ย่อมส่งผลต่อการพัฒนา ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาเพิ่มขึ้น เช่น บางโครงการต้องสูญเสียเงินทุนสำหรับการพัฒนาไปถึง 40% โดยไม่สามารถเหลือเอกสารที่จับต้อง และสามารถนำมาใช้ประโยชน์ต่อไปในอนาคตได้ หรือบางกรณีถึงแม้ว่าจะมีการทำเอกสารไว้ก็ตาม แต่คุณภาพแย่ เป็นเอกสารที่สมาชิกที่เข้าร่วมภายหลัง ไม่สามารถทำความเข้าใจได้
5. ความยากในการพัฒนาแบบซึ่งต้องมีการทดสอบปรุงปรุงหลายรอบ การที่จะพัฒนาระบบเพื่อให้เป็นไปตามรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจที่คาดหวังว่าน่าจะเป็นให้สมบูรณ์ตามต้องการทุกรายละเอียดแทบจะเป็นไปไม่ได้ ดังนั้น การเลือกหากระบวนการทางธุรกิจที่มีความคล้ายใกล้เคียง ERP package เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องใช้วิธีการพัฒนาเพิ่มเติมขึ้นโดยการ Customize ด้วยเหตุผลนี้เมื่อทำการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจอย่างคร่าวๆ เสร็จ ก็จะสร้างระบบต้นแบบขึ้นก่อน และลองใช้งานระบบ ERP ต้นแบบนั้น แล้วตรวจสอบและประเมินผล ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะนำไปใช้สำหรับปรับเปลี่ยนการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ หรือเพิ่มเติมตามความเหมาะสมให้ดีขึ้น แล้วสร้างระบบต้นแบบที่ปรับปรุงใหม่อีกครั้ง และตรวจสอบประเมินผลซ้ำ ซึ่งตามปกติมักจะทำซ้ำเช่นนี้อย่างน้อย 2-3 ครั้ง ดังนั้นการพัฒนาในรูปแบบการทำซ้ำให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนดเช่นนี้เป็นงานที่ยากพอควร
6. การเพิ่มขึ้นของ Customize
จากการสำรวจสถานภาพที่แท้จริงของโครงการนำ ERP มาใช้ที่ผ่านมา พบว่าค่าใช้จ่ายในการ Customize ERP package ที่เรียกกันว่า การพัฒนาเพิ่มเติม หรือนิยมเรียกกันว่า Add-on development นั้นสูงถึง 30 % ของค่าใช้จ่ายในการพัฒนาโครงการ ERP ทั้งหมด ยิ่งถ้าทำการ Customize เองทั้งหมด ก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการให้ดูแลรักษาระบบเพิ่มมากขึ้นด้วย นอกจากนี้ถ้ามีการ Customize ระบบมากการ Upgrade ระบบก็จะยุ่งยากและเสียค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งจะส่งผลกระทบในอนาคตเพิ่มมากขึ้น
7. ความยากในการการบริหารโครงการ
โครงการพัฒนาระบบ ERP นั้นจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาต่างๆ ในระดับองค์กร โครงการที่ประสบความสำเร็จในการพัฒนาระบบ ERP ตามแผนงานการพัฒนาและแผนงบประมาณที่วางไว้ตอนแรกนั้นน้อยมาก โครงการจำนวนไม่น้อยล้มเหลวเนื่องจากเวลาที่ยาวนานในการพัฒนา และค่าใช้จ่ายที่เกินกว่าที่วางแผนไว้ ดังนั้นเมื่อพิจารณาเทียบกับโครงการพัฒนาในรูปแบบ customize ที่ผ่านมานั้น โครงการพัฒนาระบบ ERP จึงค่อนข้างมีความเสี่ยงสูง ดังนั้นการบริหารจัดการโครงการการนำ ERP มาใช้นั้น จะยากกว่าโครงการพัฒนาแบบ customize มาก
• ประเด็นปัญหาในขั้นตอนของการใช้งานและการปรับปรุงพัฒนา ได้แก่
1. ความยากในการศึกษาและฝึกอบรมเกี่ยวกับรูปแบบและกระบวนการทางธุรกิจ
การนำ ERP มาใช้นั้น ต่อเนื่องจากการฝึกอบรมเกี่ยวกับการปฏิรูปจิตสำนึกในขั้นตอน ของการออกแบบและวางแผน ควรให้การศึกษาฝึกอบรมผู้เกี่ยวข้องในสายงานตั้งแต่ขั้นตอนการพัฒนาระบบจนถึงขั้นตอนการใช้งานระบบ ERP ด้วย อย่างไรก็ตาม การให้การศึกษาเรื่องวิธีใช้งานระบบ ERP และกระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP ที่เกี่ยวข้องกับแผนกตัวเองเท่านั้นคงไม่พอ ต้องสร้างความเข้าใจถึงรูปแบบธุรกิจขององค์กร ความเข้าใจการไหลของงานของแผนกตัวเอง และแผนกอื่นที่เกี่ยวข้อง ให้เห็นบทบาทและตำแหน่งของตัวเองในองค์กรทั้งหมด และความเข้าใจถึงการบูรณาการของงานของตัวเองและของแผนกอื่น ฯลฯ ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องทำให้ภาพของรูปแบบธุรกิจและกระบวนการทางธุรกิจของระบบ ERP ที่ใช้อยู่ มองเห็นเป็นภาพที่เข้าใจง่ายแก่คนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องโดยใช้วิธีการนำเสนอที่เป็นมาตรฐานร่วมกัน
2. ความไม่ก้าวหน้าของการใช้ประโยชน์จากข้อมูลของระบบ ERP และความร่วมมือข้ามแผนก เนื่องจากฐานข้อมูลแบบสมุดลงบัญชี ของระบบ ERP เป็นขุมทรัพย์ของข้อมูลที่บ่งบอกถึงรายละเอียดและสภาวะแท้จริงของธุรกิจและการบริหาร ดังนั้นจึงต้องมีการสร้างคลังข้อมูล, การสร้างเครื่องมือในการดึงข้อมูลมาใช้ ฯลฯ เพื่อช่วยให้สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลของระบบ ERP ได้ง่ายขึ้น การใช้ข้อมูลร่วมกันของระบบ ERP นั้นย่อมส่งผลให้เกิดความ ร่วมมือกันระหว่างฝ่าย เกิดการรวบรวมสั่งสมความรู้ของพนักงานและทำให้เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ระดับองค์กร รวมทั้งความสามารถในการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ประเด็นปัญหาในส่วนนี้คือ การสร้างกลไกให้ข้อมูลมีความโปร่งใสและสามารถใช้ร่วมกันได้
3. ความยากในการดูแลรักษาระบบ ERP
ตามปกติแล้ว การสร้างระบบ ERP ควรหาที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการพัฒนาระบบ ERP โดยใช้ ERP package เข้ามาช่วย จึงควรให้ที่ปรึกษาดังกล่าวเข้าร่วมเป็นสมาชิกในครงการ การนำ ERP มาใช้ด้วยในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP และให้ทำงานใกล้ชิดกับ สมาชิกของโครงการที่เป็นคนในองค์กร
แต่เมื่อเสร็จสิ้นโครงการ และเริ่มต้นใช้งานแล้ว ที่ปรึกษาเหล่นั้นก็จะหมดหน้าที่ การดูแลรักษาระบบ ERP หลังจากนั้น ทำโดยสมาชิกโครงการที่เป็นคนในเท่านั้น ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว คนที่เหลืออยู่ก็คือ กลุ่มของผู้ที่รับผิดชอบระบบสารสนเทศเป็นหลัก
อีกด้านหนึ่ง ในขั้นตอนการพัฒนาระบบ ERP นั้น แม้จะมีเอกสารการออกแบบบันทึกการ ประชุมต่างๆ มากมายเกิดขึ้นก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว เมื่อสร้างระบบเสร็จสิ้น นอกจากคู่มือการใช้ระบบที่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับระบบที่เสร็จสิ้น เอกสารอื่นๆ มักจะไม่ได้ถูกเก็บอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบและการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งสำคัญที่สุดนั้น ส่วนใหญ่จะเหลือเป็นส่วนๆ ไม่เป็นระบบ ดังนั้น ประเด็นที่สำคัญก็คือ จะต้องสร้างและเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับ รูปแบบธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจให้อยู่ในรูปและเนื้อหาที่สมบูรณ์ ประกอบด้วย ข้อมูล รูปภาพ สัญลักษณ์ ที่เข้าใจได้ง่าย ให้พร้อมสำหรับการเริ่มใช้งานระบบ ERP
4. ความยากในการพัฒนาต่อยอดให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์การบริหารธุรกิจ
ปัจจุบัน การพัฒนาแนวคิดของ ERP ให้ต่อยอดสอดคล้อง กับยุทธศาสตร์การบริหารธุรกิจใน ยุค E-Business นั้นเป็นสิ่งที่เกิดขึ้น แต่เนื่องจากสภาพแวดล้อมของการบริหารจัดการที่เปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรง และรวดเร็วของทุกวันนี้ ทำให้การพัฒนาต่อยอด ERP ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ หรือยุทธศาสตร์การบริหารจัดการใหม่ๆ นั้นยากยิ่งขึ้นทุกวัน เพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายนี้ได้ จำเป็นต้องเตรียมพร้อมที่จะขยายแนวคิด ERP หากมีความจำเป็นได้ทุกเมื่อ เพื่อให้สอดคล้องรองรับกับกลยุทธ์และยุทธศาสตร์ของผู้บริหารและองค์กร
5. ความยากในการขยายขนาดของระบบ ERP
การขยายแนวคิด ERP นั้น ก็คือการที่จะต้องขยายการเชื่อมโยงของห่วงโซ่กิจกรรม จากที่เคยคิดเฉพาะในองค์กรออกไปข้างนอกองค์กร ถึง ลูกค้า ตัวแทนจำหน่าย supplier และบริษัทในเครือข่ายธุรกิจเดียวกัน ฯลฯ ซึ่งต้องอาศัยการทำความเข้าใจร่วมกันขององค์กรที่เกี่ยวข้องมากขึ้นอย่าง ไม่เคยมีมาก่อน การที่จะขยายขอบข่ายอย่างไรนั้น ถือเป็นการตัดสินใจในระดับบริหารที่สำคัญยิ่ง